מהם סידורי הושבה, ולמה חשוב לדאוג לכך מראש?
בשעה טובה, הגיע גם תורכם ובקרוב אתם נישאים. רמת ההתרגשות בשיא, אך בתוך כל הכיף, אסור לשכוח שצריך לתכנן את החתונה כראוי.
בשעה טובה, הגיע גם תורכם ובקרוב אתם נישאים. רמת ההתרגשות בשיא, אך בתוך כל הכיף, אסור לשכוח שצריך לתכנן את החתונה כראוי. תכנון חתונה לרוב אינו כיפי כמו שהוא נשמע. למעשה, מדובר בהליך ארוך, לוגיסטי ולא פשוט. צריך לפעול בהקדם האפשרי - לחפש מקום, למדוד שמלות כלה וחליפות חתן, לבחור דיג׳יי, ספק אלכוהול, ללכת לטעימות, למצוא צלמים, והרשימה עוד ארוכה.
אולם, עם זאת, יש לפחות דבר אחד שאתם יכולים להוריד מהרשימה שלכם - ניהול המוזמנים. לאחר שהרכבתם בהצלחה רשימת מוזמנים - ולא שכחתם את השכנה של ההורים שהייתה מביאה עוגה כל שבת, מקובל מאוד להעביר את הטיפול לידי חברות שירותי אישור הגעה. בהעברת ניהול המוזמנים מתחילתו ועד סופו לחברה מסוג זה, יש מישהו מקצועי שדואג לכם, ומוריד עול מכתפיכם. מרגע ההתקשרות ועד הרגע שבו תעמדו מתחת לחופה.
חברות אישורי ההגעה נותנות במסגרת עבודתן שירותים רבים. ניהול רשימת המוזמנים, שליחת אישורי הגעה לכל מוזמן מס׳ פעמים למען קבלת תוצאה מדוייקת יותר, כולל עדכון שוטף בזמן אמת לבעלי השמחה, סיוע בהתנהלות לאחר שיעור מס׳ מאשרי הגעה מדוייק יותר (שיכול להוביל לשינוי בכמויות ותקציבים), תזכורת ביום האירוע למוזמנים שאישרו הגעה ובה שיתוף כתובת האירוע לניווט, וחשוב ביותר - ניהול סידור השולחנות.
כאשר יש לבעלי השמחה תמונה הכי קרובה למדוייקת בנוגע למספר המוזמנים, רצוי לסגור את עניין סידורי הושבה כשבוע עד מס׳ ימים לפני יום האירוע. נשמע שזהו כאב ראש לא קטן, ולכן כדאי שגם הוא ינוהל בידי המקצוענים - חברת שירותי אישורי ההגעה.
בסידור ההושבה, יש לדאוג שכולם יהיו מרוצים. אורחים יישבו ליד החברים ו/או קרובי המשפחה הקרובים אליהם ביותר. לפני העברה לטיפול החברה, הכינו סידורים אפשריים מתוך המוזמנים. חלקו את האורחים לקבוצות אשר יכולות לשבת באותם שולחנות - חברות של הכלה, משפחה של החתן, ועוד. ביצירת הקבוצות, צרו במידת האפשר גמישות, במקרה שיהיו שולחנות בגדלים שונים.
כעת ניתן להעביר את הרשימה לאנשי המקצוע הממונים על כך.
נציג/ת החברה ישתף את בעלי השמחה על התנהלות הסידור, לפני האירוע וגם בזמן אמת. ביום האירוע, כל אורח יקבל בכניסה את סידור ההושבה שלו. נציג/ה החברה יקבלו את פנינו וינהלו את רשימת המוזמנים מהמחשב שלהם, לפי הסידור שנקבע. במהלך כל האירוע, החתן והכלה יכולים להסיר דאגה מליבם כאשר נציג/ת חברת האישורים נמצא במקום ועם יד על הדופק, למנוע פתיחת שולחנות מיותרת, וכן, גם לטפל בשינויים בכמות האורחים כגון הגעת בן/בת זוג של מוזמן/ת שלא התקבל מידע לגביו, אורחים שלא אישרו הגעה ובסוף כיבדו את הזוג בנוכחותם, או הברזות ברגע האחרון.
לסיכום
חתנים וכלות, יש לכם דאגה אחת פחות בתכנון החתונה המושלמת שלכם. היעזרו, בנוסף לאישורי ההגעה, גם בסידורי שולחנות. מזל טוב!
