הנהלת חשבונות - שולמית נוי - נילי

שלום שבתאי,

ההחלטה לעבוד עם קבלות (וגם חשבוניות, לעוסקים מורשים) ידניות/מודפסות או ממוחשבות, היא החלטה חשובה לדעתי וקשורה לכמה מישורים (להלן לאו דווקא בסדר החשיבות) -:

א. נוחיות שלך - האם נוח לך לעבוד עם תוכנה בשוטף? למרבית התוכנות יש אפליקציה או גישה מהטלפון הסלולרי (ובוודאי מהמחשב). לא לכל אחד זה מתאים.

ב. אופי העבודה שלך - האם אתה צריך "לשלוף" קבלה מיידית בשטח, או שאפשרי לך לעבוד עם תוכנה?

ג. אופי הלקוחות שלך - האם אתה עובד עם צעירים ברוח, שיכולים לקבל קובץ ממוחשב למייל, או שמא אתה עובד עם אוכלוסיה פחות אינטרנטית שרוצים לראות נייר ביד? (גם קבלה ממוחשבת אתה יכול להדפיס, אבל כדאי לזכור את הנקודה).

ד. ניראות -בכל מקרה חשוב שהמסמך יכלול את כל הפרטים שלך (גם על פי חוק, וגם בגלל שהמסמך הזה הוא מה שישאר אצל הלקוח - כמו כרטיס ביקור!)

אם אתה מדפיס בבית דפוס, כל בית דפוס בעיר יכול להדפיס קבלות, ויתן לך דוגמאות והצעות, אני מקוה שכולם על פי דרישות רשות המיסים... (לא אוכל לתת לך כאן הפניות) אבל, האם כתב היד שלך סביר, או שנועדת להיות רופא וכתב היד שלך בהתאם??

אם אתה עובד עם קבלה ממוחשבת, באפשרותך ובאחריותך להעלות את המידע -על פי חוק- למערכת על מנת שיופיע בכל מסמך. התוכנות שאני מכירה מכוונות אותך לכך.

ה. שליטה שלך בהכנסות העסק שלך  - מערכת ממוחשבת תאפשר לך בכל עת לדעת מה היו ההכנסות בחודש/תקופה, לעקוב אחרי לקוח מסוים, להציב לעצמך יעדי מכירה, לדעת מתי אתה מתקרב ליעד או מגיע לקראת הכנסות "עוסק מורשה"... וזה דבר חיוני לכל עסק. אם אתה עובד במסמכים ידניים עליך לבצע מעקב ידני. 

יש הרבה תוכנות בשוק (אין לי אפשרות לפרסם כאן המלצות), חינמיות ולפי צורות חיוב שונות.

ו. שליטה והתפתחות העסק שלך - בתוכנות ניתן גם להקליד את ההוצאות של העסק ולקבל תמונה עוד יותר רלוונטית להתנהלותך. היות ואינך מכיר אולי את הנחיות החוק לגבי הוצאות מוכרות (אתה מוזמן לאתר שלנו, יש כמה כתבות בנושא) - כדאי מאד להיזהר. אופציה נוספת, לדוגמא אצלנו במשרד (ואולי במשרדים נוספים) עובדים עם מערכת אינטרנטית "מופחתת ניר", שאנחנו מנגישים ללקוחות שלנו: הלקוח מפיק קבלות/חשבוניות, ומעלה הוצאות שעוברות ביקורת שוטפת של מנהל חשבונות שלנו. בכל עת לקוח יכול לראות דוח מצב, עם תמיכה ומעקב שוטף, וגם מסלול קל יחסית לקראת הדוח השנתי.

אשמח לתת לך מידע מכוון לעסק שלך הספציפי כמובן.

בהצלחה!

שולמית נוי

משרד רו"ח חן נוי

05226505456