אירוע חברה בלתי נשכח
הפקה של אירוע חברה, גם אם שגרתי או סטנדרטי, חייבת להיות מתוכננת עד הפרט האחרון, תוך ניהול נכון של הזמן והכסף המושקעים בו. לשימושכם, 10 טיפים שיהפכו את האירוע שלכם לבלתי נשכח
מאת : לבנת קיזנר*
הפקה של אירוע חברה, גם אם שגרתי או סטנדרטי, חייבת להיות מתוכננת עד הפרט האחרון, תוך ניהול נכון של הזמן והכסף המושקעים בו.
לשימושכם, 10 טיפים שיהפכו את האירוע שלכם לבלתי נשכח:
- הגדרת מטרת האירוע
לפני שמתחילים בחלוקת המשאבים, הציבו לנגד עינכם את מטרת האירוע, ובהתאם למטרה זו בחרו מקום, מועד, תפאורה ועיצוב, המשרתים מטרה זו.
2.זמנים
חשוב לדאוג שכולם יהיו מודעים ללוחות הזמנים של ההפקה, לרבות הספקים ועובדי החברה הרלוונטיים לאירוע.
לוחות הזמנים צריכים לכלול את זמן תחילת ההקמה, סיום העבודה, תוך ציון דד-ליין לביצוע כל מטלה ומטלה לאורך ההפקה. תכנון נכון של הזמנים ימנע מצב בו ספק אחד יעכב את כניסתו של ספק אחר .
יחד עם זאת, חשוב לקחת מרווחי ביטחון סודיים לתקלות בלתי צפויות.
- גיבוי בכתב
לעולם אל תסגרו דברים בעל פה! יש לתעד כל החלטה או סיכום בכתב ולהעביר לכל הנוגעים בדבר באמצעות דוא"ל, וזאת על מנת לאפשר תיאום ציפיות מלא וברור .
- שקיפות מלאה
דאגו לשקיפות מלאה מול הספקים והעובדים הרלוונטיים. שקיפות תמנע אי הבנות לפני, ובמיוחד לאורך האירוע - בו אין דרך חזרה.
- למידה מניסיונם של אחרים
אם יש לכם אפשרות להתייעץ מול מנהלי רווחה או משאבי אנוש אחרים וללמוד מניסיונם - עשו זאת . בררו מולם באיזה בעיות הם נתקלו במהלך תכנון אירועי חברה וכיצד פתרו את הבעיות.
- מפיק חיצוני
מומלץ מאוד לעבוד עם מפיק מנוסה ובעל המלצות, שיבוא עם הידע והניסיון ההכרחיים, וידאג לכל הפרטים הטכניים של האירוע, לרבות קבלת רישוי לאירוע מול הגורמים הרלוונטיים ואישורי בטיחות.
- סיור ספקים
חשוב מאוד לבצע סיור ספקים מקדים בשטח האירוע. אל תסמכו על אף אחד והתרשמו בעצמכם ממקום האירוע והתוכנית המוצעים לכם, בהתאם לתוואי השטח.
- חזרה גנרלית
התעקשו לבצע בדיקת ציוד טכני מול הספקים של כל החומרים המיועדים להקרנה באירוע, וזאת בטווח זמן שיאפשר לוודא שהציוד תקין ועובד ללא תקלות.
- הזמנות
להזמנות יש חלק חשוב בקביעת הציפיות מן האירוע. חשוב לשלוח אותן מבעוד מועד כדי שהמוזמנים יוכלו לשריין את התאריך. כמו כן, חשוב שההזמנות יעבירו את המסר בצורה מדויקת ותואמת לציפיות, הן שלכם והן של המוזמנים.
- אוכל
אם יש מקום בו מומלץ שלא לחסוך, זה בכמות האוכל המוגש. חוסר באוכל הוא משהו שהמוזמנים תמיד ישימו לב אליו, וזה עלול להותיר בהם רושם שלילי. כמו כן, כדאי להשקיע בתפריט מגוון ועשיר וכן בצוות גדול של מלצרים וטבחים שיעניקו שרות מהיר, אדיב ושלו .
לסיכום, אל תתייחסו אל אירוע חברה כסתם עוד אירוע בלוח השנה; אלא תנו לו את כל היחס של אירוע מיוחד המשווק את החברה מול קהל לקוחותיה ועובדיה. אין ספק שאירוע מרשים שידובר בו עוד רבות הוא השקעה לטווח הארוך.
שיהיה לכם בהצלחה !
**הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום : עיצוב וניהול הפקת אירועים, ניהול כללי , לוגיסטיקה ומחסנים , ניהול פרויקטים , יעוץ עסקי , סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים .
עע.jpg)
