דו”ח המבקר הוצג בפני מועצת העיר
ביום רביעי שעבר הציג מבקר העירייה אריק משיח בפני מועצת העיר, את דו”ח מבקר העירייה לשנת 2016. הדוח בחן שלושה נושאים עיקריים: התנהלות העירייה בכל הנוגע לשליחת דברי דואר מבניין העירייה, פעילות מחלקת הקליטה ופעילות אגף תרבות ואירועים.
ביום רביעי שעבר הציג מבקר העירייה אריק משיח בפני מועצת העיר, את דו"ח מבקר העירייה לשנת 2016. הדוח בחן שלושה נושאים עיקריים: התנהלות העירייה בכל הנוגע לשליחת דברי דואר מבניין העירייה, פעילות מחלקת הקליטה ופעילות אגף תרבות ואירועים.
כמו כן, הוצגו פניות התושבים שנשלחו למבקר העירייה במסגרת תפקידו כנציב תלונות הציבור.
בעניין ההתנהלות בשליחת דואר מבניין העירייה, בדק המבקר את דרך ההתקשרות מול הקבלן המבצע, ביצוע ההוצאה והבקרות על שליחת הדואר והוצאה בגינה. על פי ממצאי הבדיקה המבקר קבע כי העירייה פעלה נכון לעניין קבלת הצעות המחיר וההתקשרות הראשונית עם נותן השירות, אולם היא ביצעה תשלומים לספק ללא שהייתה בקרה על מס’ פריטי הדואר שנשלחו, תוך הסתמכות על דיווחו של הספק לגבי כמויות דברי הדואר שנשלחו.
בין המלצות הביקורת שניתנו בנושא זה נקבע כי יש לבצע בקרה וספירת מעטפות שלא על ידי הספק וכן העירייה תבחן אפשרויות להקטנת ההוצאה.
הדו"ח השני שעסק בפעילות מחלקת הקליטה בחן את הפעולות שמבצעת מח’ הקליטה באמצעות רכזות הקליטה ועובדי המח’, בתחום שילוב של משפחות העולים בעיר והתחברותם לחיים בארץ. בין השאר צוין המקרה של ניגוד עניינים של עובד שכבר אינו עובד כיום בעירייה, שהיה בתפקיד של מוכר שירותים בדיוק לאותו הקהל שאותו הוא מלווה, זאת על אף שחתם בעירייה על "שאלון לאיתור חשש לניגוד עניינים". עוד עולה מהדו"ח כי המחלקה פועלת לקבלת התקציבים וההרשאות התקציביות בצורה תקינה.
הדוח עסק במבנה החדש אליו עברה מח’ הקליטה במהלך השנה המדוברת ועלה כי בוצעו שינויים בתכנית המאושרת להקמת המבנ=E4 ללא אישור הגורמים המוסמכים וכי האדריכל פעל בחוסר סמכות ובניגוד להוראות ברורות של מנכ"ל העירייה.
עוד באותו עניין נכתב בדו"ח כי מנהלת מח’ התנועה חרגה מסמכותה בשעה שהפקיעה מקום חנייה מהציבור ברחוב ראשי, ואישרה להציב את העמוד הקובע כי מדובר בחנייה לטובת מנהלת מח’ בעירייה.
עוד קבע המבקר כי ההחלטות שמקבל מנהל מח’ האחזקה בעניין הוצאת עבודות לביצוע קבלן חיצוני בתשלום אינן מבוקרות ואינן נבדקות.
המלצות הביקורת של הדו"ח קבעו, בין השאר, כי האדריכל יוזמן לשיחת נזיפה עם מנכ"ל העירייה ותירשם הערה בתיקו האישי, נוכח העובדה שפעל בניגוד להוראות ברורות של מנכ"ל העירייה. מנהלת מח’ התנועה תזומן לשיחת נזיפה עם מנכ"ל העירייה ותירשם הערה בתיקה האישי נוכח החריגה מסמכות בה פעלה עת שהפקיעה מקום חניה בניגוד לנהלים. סגן מנהל אגף התשתיות יינזף בשל העובדה שביצע את העבודה למרות שלא אושרה בנוהל המקובל.
בנוסף, ההחלטה על הוצאת עבודה לקבלן חיצוני בתשלום תידרש לאישור של גורם מקצועי נוסף בעירייה, כאשר הביקורת סוברת כי נדרשת בדיקה של גורם מקצועי בקשר לנחיצות של מח’ אחזקה.
באשר לביקורת על אגף תרבות ואירועים שנבחן בתחומים שונים ובהם, כוח אדם ודיווחי נוכחות, תוכנית עבודה ונהלים, התקשרות העירייה עם ספקים, התקשרות עם ספקים, הכנסות האגף, תרבות יהודית.
מהדוח עולה כי האגף פועל בהתאם למבנה ארגוני גדול כאשר מרבית האירועים מתבצעים על ידי עובדי האגף ובאירועים ייחודיים בלבד, כגון "פסטיבל הקרקס", נעשה שימוש בחברת הפקה.
הביקורת מצאה כי מנהל האגף מכין תכנית עבודה מפורטת מקושרת תקציב. עם זאת, המבקר קבע כי אין פירוט עלויות לכל אירוע. לטענת המבקר עריכת תכנית עבודה המקושרת לתקציב מאפשרת תכנון תקציבי מבעוד מועד ומצמצמת חריגה תקציבית. הביקורת סברה כי על מנהל האגף להגיש פירוט תקציבי ראשוני בנוגע לתוכנית האירועים השנתית של האגף. עוד קבע המבקר כי פעילות מחלקת חוזים והתקשרויות אינה מעוגנת בנוהל עבודה עירוני לעניין אופן ההתקשרויות ורכישת שירותים. וכן מצאה כי ב10% מהמקרים שנבדקו לא צירף מנהל האגף הזמנות עבודה ולא צירף הצעות מחיר. עוד נמצא כי דרישות לביצוע עבודה עבור האגף הוגשו על ידי מנהל האגף יומיים
לפני קיום האירוע, דבר שאינו מאפשר לוועדת ההזמנות יכולת ממשית לבחון את דרישת העבודה. עוד קבע המבקר כי אין הגדרה באשר למיהו "אמן" שההתקשרות עמו אינה מצריכה קבלת הצעות מחיר נוספות, דבר הנעשה ברשויות אחרות. המלצות הביקורת בנושא זה היא שיש לבחון מערכתית את מבנה אגף התרבות הנוכחי לעומת האפשרויות האחרות המציעות מבנה ארגוני מצומצם יותר ושימוש בחברות הפקה לשם קיום האירועים. הביקורת המליצה לערוך תכנית עבודה שנתית מקושרת תקציב וזאת על מנת לאפשר מעקב תקציבי נגיש יותר על הוצאות האגף. כמו כן הביקורת ממליצה לעגן את נהלי העבודה הנהוגים במחלקה בעניין הרכש בנוהל מסודר המפרט את תהליכי רכישת הטובין או השירותים הנעשים באמצעות המחלקה. כאמור, נהלים מהווים סטנדרט אחיד לכלל העובדים ומאפשר שקיפות ובקר וכן קביעת נוהל המגדיר מהו "אמן ייחודי".
עע.jpg)
